Entre más personas se inviten, menos productivas son las reuniones remotas, y si éstas toman mucho tiempo, peor.
Si en las reuniones presenciales, se pierde por lo menos la mitad del tiempo, en las virtuales mucho más. Así lo plantea, el profesor de la Universidad de Carolina del Norte, Steven G. Rogelberg, experto en este campo gerencial.
Si son a distancia, la reunión no debería durar más de 25 minutos, y ojalá bajo el formato de videoconferencia, para evitar la holgazanería.
Estas son algunas de sus recomendaciones:
— Arme su agenda como si la reunión fuera con gente externa a su organización, para ir al grano y para demostrarles que no les desea hacer perder su tiempo.
— No plantee temas para discutir. Formule preguntas concretas. Eso le sirve para saber a quién invita; entre menos, mejor.
— Evite la pregunta genérica: Algún comentario??
— No permita que las personas divaguen. Interrumpa; ejerza su liderazgo y administre el tiempo. Dele oportunidad a alguien, que posiblemente no ha participado.
— Enumere y aclare conclusiones. Si es necesario tomar una decisión, lleve a cabo una votación.
— Inicie y finalice la reunión puntualmente.
Se logrará una reunión virtual perfecta? probablemente no, dice el profesor, pero puede ser lo mas eficiente y atractiva.
Fuente: Escuela de Gerencia SLOAN/ MIT
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